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档案管理人员素质刍议
发布时间:2018-08-17浏览次数:8返回列表

辽宁锦州/许宁

摘要:档案管理人员的素质高低,直接冼定档案管理工作质量的优劣。

关键词:档案管理人员;素质;问题;建议

档案是一个国家、社会组织、个人在各种活动中直接形成的,是国家、社会组织、个人历史渊源的象征,是文化传承的重要桥梁,是回顾和总结历史的重要凭证。因此,档案对于一个国家、社会组织具有非常重要的意义,应高度重视。

档案管理工作是一项兼具服务性和管理性的工作,档案管理工作直接决定档案的形成和利用,因此必须建立一套科学的档案管理体系,完成档案管理相关工作。

档案管理人员是指从事档案收集、整理、鉴定、存储、服务利用等档案管理相关的工作人员,是档案管理工作的直接参与者和责任者,担负档案从形成到利用的全部责任。档案管理人员的素质高低直接决定档案管理工作质量的高低。

档案管理人员应具备的素质

随着社会发展和信息时代的到来,档案管理内容和方式都发生了一定程度的变化,对档案管理人员的要求更高且具时代性。整体而言,档案管理人员应具备这几方面的素质:

1.具备较高的政治觉悟和政治敏感性

档案的内部包含政治、军事、经济等各个方面,而档案的重要性、一定时期范围内的保密性,都决定了档案管理人员必须具备政治觉悟和政治敏感性,在档案的收集、存储和利用过程中,要有正确的政治方向、政治立场和纪律、政治敏感性、鉴别力和清醒的头脑,分清档案的利用范围。

2.具备较强的档案意识和法律意识

优秀的档案管理人员应具备高度的档案意识,能够在纷繁复杂的大量信息中提取有价值的信息进行存档利用。档案在存储和利用过程中很多具有保密性,超过这种范围和期限、忽视档案的保密性,在一定程度上触犯了法律。如《中华人民共和国保守国家秘密法》(以下简称《保密法》)规定:“任何危害国家秘密安全的行为,都必须受到法律追究。”法律意识是指档案管理人员应具备一定的法律知识,包括《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《保密法》等整体性档案管理法律和相关的专业档案管理领域的法律法规,并做到及时关注最新的法律法规文件。

3.具备专业的档案管理知识

档案管理涉及档案的收集、立卷归档、分类核查等方面,每一步工作都有一定的模式和规范,需要档案管理人员具备一定的档案管理相关理论知识和实践能力。只有档案管理知识积累到一定的广度和深度,在实际工作中才能融会贯通,不断发现新情况、解决新问题,有利于档案的科学合理形成、利用和档案事业的发展。

4.具备全面的应用先进科学技术的能力

当代科学和技术的进步,改变了生产和生活方式,使档案管理方式和内容发生变化,档案存储的方式在原有纸质存贮的基础上增加了电子存储、网络存储等各种形式,要求档案管理人员具备一定的应用现代先进科学技术的能力,如计算机应用能力、外语能力等。

5.具备高度的职业责任感和认同感

档案管理兼具管理性和服务性,是一项长期、繁复且相对枯燥的工作,档案内容的保密性、价值要求档案管理人员细致做好每一步工作,这建立在[来自WwW.lw5U.com]档案管理人员对自身工作具有高度的职业责任感和职业认同感,才能更加科学高效的完成档案管理工作。

6.具备创新意识和创新能力[来自wWw.lW5u.Com]

档案管理过程中很多档案管理人员存在误区,即档案管理只是常规管理不需要创新,但实际上档案管理工作需要档案管理人员具备一定的创新意识和创新能力,在工作中不断发现新问题、解决新问题,发现新的档案类型和档案存储方式,紧跟时代的步伐,不断推进档案管理事业的发展。

档案管理人员素质存在的问题

档案管理人员素质是档案管理质量的重要决定性因素,是档案事业发展的重要前提和条件。《档案法》第九条规定:“档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。”这是对档案管理人员的基本要求。目前,档案管理人员素质还存在很多问题。

1.档案管理人员队伍结构不合理

目前,档案管理人员队伍中很多是兼职和业余人员,受过系统教育的专业人员较少。这些管理人员掌握的档案管理专业知识有限,缺少相应的理论知识的支撑,导致在档案管理过程中遇到的很多问题可能出现处理不当进而造成损失的情况。同时,档案管理人员队伍的稳定性较差,很多档案管理人员是借调或临时委派的,缺少长期的稳定性,为档案管理工作的开展造成困难。

2.对自身工作认识性不足

很多档案管理人员从事档案管理工作并不是他们自主观选择的结果,导致主观能动性上动力不足,对自身工作也缺乏全面客观的认识。而很多主动选择档案管理工作的人员中是寻求稳定,导致档案管理人员整体缺乏对自身工作的清醒全面的认识,低估档案管理工作的重要作用和对自身能力的要求,严重影响档案管理质量和档案管理事业的发展。

3.缺乏应有的档案意识

很多档案管理人员缺乏对档案的敏感性,在收集、整理存储档案的过程中墨守成规,容易导致重要文献材料流失,这是多种因素共同作用的结果。缺乏应有的档案意识不仅会造成重要档案的流失,同时可能导致整个档案管理事业的止步不前。

4.法律意识淡薄

档案管理具有自己的一套规则和流程,具有相应的法律法规,档案管理人员从事档案管理过程中必须熟知档案管理的相应法律法规。但实际上,很多档案管理人员对国家档案管理相关法律法规一知半解甚至一窍不通,未认识到档案管理需要熟知相应的法律法规,对档案的保密工作认识不准确,很容易导致档案管理过程中,因为自身法律意识淡薄,造成档案的泄露、自身的触犯法律问题。

5.缺乏相应的政治觉悟和政治敏感性

档案管理工作涉及文化的传承,内容十分广泛,对档案管理人员的政治觉悟和政治敏感性要求较高,很多档案管理人员对这方面认识不足,未将档案管理与政治相联系,导致档案管理过程中造成不必要的损失。

6.服务意识和创新意识不强

档案管理是管理也是服务,档案的存贮管理不只是知识和文化的传承、重要资源的保存,更是档案的利用、社会的发展。目前,档案管理注重档案的收集整理归档,忽视了档案的利用环节,导致档案管理人员的服务意识不强。而创新则要求知识融会贯通,达到一定的深度和广度,同时具备相应的实践经验,现实中档案管理知识的缺乏导致创新意识和创新能力不强。

提高档案管理人员素质的建议

根据档案管理人员的素质对档案管理工作的重要作用,结合档案管理人员应具备的素质和存在的问题,提出提高档案管理人员素质的几点建议。

1.提高档案管理人员的法律意识

法律是社会的行为准则。目前,我国正在着重建设法治社会,而法治社会的最重要基础是人民群众知法懂法、尊重并懂得运用维护法律。档案管理人员必须在具有相应的基本法律意识和法律知识的基础上掌握档案管理的相应法律知识、培养档案管理的法律意识。需要国家、社会组织、档案管理人员三方的努力,在法治社会的大环境背景下多学法,做到清晰准确的掌握档案管理法律知识,运用到具体的档案管理实践中。

2.强化档案管理人员的档案管理知识和档案意识

档案管理知识积累、档案意识增强,需要国家、社会组织、个人三方面共同努力。

第一,国家方面。国家方面要重视并努力提供条件促进档案管理事业的发展,如相关部门组织档案管理相关学术会议促进理论发展,组织档案管理相关实践教学促进实践进步,理论和实践两手抓,促进共同进步。

第二,社会组织方面。社会组织方面要在选拔档案管理人员时,注重档案管理人员综合素质和主观意愿,多选拔一些自身综合素质高、具备一定档案管理知识基础,且自身意愿较强的人员。同时,不断对档案管理人员进行培训,丰富档案管理人员的知识体系,国家的档案管理事业发展同步。

第三,个人方面。个人方面加强对档案管理的认识,清楚自身的工作性质、工作内容,并有较强的认同感,不断学习档案管理知识,熟悉掌握档案管理的业务流程和操作方法,相应的各类业务规定和行业标准,在法律、经济、文学、历史等各个知识体系方面多涉猎,做到自身拥有一套完善全面的知识体系。

3.培养档案管理人员的政治素养和政治觉悟

社会组织方面要加强对档案管理人员政治理论培训,以身作则,坚定政治方向。个人方面要主观上加强对政治理论的关注和学习,努力提高自身的政治理论水平和政治素养,做到紧跟国家和组织的步伐,政治方向明确坚定。做到立档、用档实事求是、尊重历史和事实、保持自身的职业素养,维护档案的原始性和真实性。

4.督促转换角色,提高服务意识

档案管理人员既是管理者,也是服务者,如何在两种身份之间做到张弛有度,需要社会组织和个人共同努力。社会组织方面要明确档案管理人员的权利义务。档案管理人员自身在明确自身的权利义务关系的基础上进一步深化,做好档案管理工作,同时转换角色,做好服务者,不断拓宽服务领域、改进服务方式,创新服务渠道,充分发挥档案的历史、文化等各方面作用,推动社会组织、个人乃至整个国家的发展。

5.培养创新意识和创新能力

创新是一个国家进步的动力。国家应在全国范围内营造一种创新环境,为创新创造相应的条件;社会组织应重视自身的创新发展,对档案管理人员进行创新意识、创新能力的培训,利用国家的大背景和政策尽可能为档案管理人员提供相应的条件;个人应在丰富自身知识体系的基础上,创造性地开展工作,在工作中多思多想,摒弃过时的不适用的理论和方法,不断开发与时代进步和经济社会发展相匹配的档案管理方式方法,开创档案管理工作的新局面。

6.注重培训发展,与时俱进

时代在进步,社会在发展,一个合格的档案管理者必须做到与时代共同进步,与档案管理事业共同发展。这就需要国家和社会组织为档案管理人员提供机会,定期组织专业和其他技能的培训及经验交流。档案管理人员应不断掌握最新的档案管理知识和技能,在计算机应用能力、外语能力、文字组织能力方面多做勤练,做到融会贯通。

(作者单位:辽宁医学院)

编辑 贾树海

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