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海洋类高校特色档案资源建设浅探
发布时间:2018-04-21浏览次数:240返回列表

广东海洋大学档案馆 温晓云

自20世纪70年代以来,大规模的海洋开发以及海洋产业结构的丰富与升级,标志着现代海洋经济的兴起。进入“十一五”后,我国海洋经济飞速发展,对海洋信息资源的需求日益迫切。目前,我国仅以中国海洋大学、广东海洋大学为代表的以海洋和水产学科为特色的综合性大学为数不多,海洋特色档案的收藏可谓“捉襟见肘”,更谈不上档案资源的共享。构建海洋类高校的海洋特色档案资源共建共享体系,不仅是为了让高校档案馆海洋信息资源得到更好的开发与利用,更是海洋类高校事业发展的重要战略资源。因此,如何把握时代的脉搏,选择海洋特色建设为突破口,走出高校档案工作发展面临的种种困境,成为海洋类高校档案馆工作抓创新、促发展的唯一途径。

一、海洋特色档案构建的必要性

海洋类高校特色档案(以下称海洋特色档案)是高校在从事海洋学科教学、科研调查、资源开发、公益服务、对外合作与交流等活动中形成的,对国家及社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。海洋特色档案是海洋文明的产物,亦是海洋文化发展的历史真迹。加强海洋特色档案资源建设,对于合理利用海洋信息资源、传承海洋文化、保障海洋经济健康发展具有积极意义。

1.提高海洋类高校档案馆工作水平的需要

任何单位都无法向全社会提供全部的信息资源,加强海洋特色档案资源建设,可使海充分发挥子系统的作用,就会在全国形成一个海洋专业性突出、特色鲜明的信息宏观整体,以满足国家开发海洋领域的需要。

3服务海洋文化建设的切入点

从文化与档案的关系看,海洋特色档案工作不仅是一项专业工作与社会服务活动,而且是人类积淀和传播海洋文化的有效手段。海洋特色档案是海洋类高校“文化之母”,丰富的海洋特色档案资源,能促进海洋文化研究和海洋文化建设。

4.拓展档案馆社会服务功能的一项基础建设

特色档案服务是高校档案工作的发展方向,也是加强档案业务基础建设的途径。构建高校海洋特色档案资源,目的就是便于社会用户利用海洋档案信息资源,满足不同用户的不同需求,并通过服务不断完善档案信息系统,保持海洋特色档案的生命力。

二、海洋特色档案资源的构建原则

1.遵循全宗理论——系统性原则

海洋特色档案资源建设,是一个“多维、动态、复杂的系统”,因此,要考虑档案资源的系统性,从档案的收集、整理,到全宗的建立,都必须按照全宗理论和有关原则进行,不可人为地破坏海洋特色档案的有机联系和全宗的不可分散性,切不可只收集有海洋特色的部分,而忽略相关档案的收集。

2.长远规划,循序渐进——规划性原则

海洋特色档案的收集方法、征集渠道、整理原则等,与其他档案有所不同。同时,它也是一项经常性的工作,需要考察、论证、选题、调查、协调,需要更多的人财物及技术投入。因此,要考虑特色档案的整体性和系统性,搞好长远规划.遵循循序渐进的原则,先易后难,防止海洋特色档案资源收集不全。

3.遵守相关制度和规范——标准性原则

标准化是高校档案工作“赖以生存的基础”,直接影响海洋特色档案信息资源的共享。除遵守《高等学校档案管理办法》、《海洋档案管理规定》等标准和规范外,还必须严格推行和执行档案信息数据格式标准、描述与标引语言标准、档案信息元数据标准等,为海洋档案资源的形成和资源共享奠定良好基础。 4.优化建设,凸显亮点——选择性原则 从现实条件看.目前海洋类高校档案馆的工作实力还相当有限,不可能把所有与海洋相关的档案信息都纳入其特色建设范围:从效益角度看,市场需求与利用价值大小,决定了档案信息的选择。可见,海洋特色档案资源建设,应选择当前需求最多、具有重点潜在需求价值并凸显亮点的档案信息,作为优先建设对象。

三、海洋特色档案资源建设主题

1.校史主题

建立高校校史馆(或称校史陈列室).是当前高校一个颇具生命力的新生事物。以馆藏档案为主,并向教职工、校友及社会各界征集反映海洋类高校发展历史、重大事件的档案资料,以及名人的照片、手稿、实物等,将其展览,对校内外长期开放,使之成为德育新课堂,这对青年学生的成长及对社会的进步,有着重要的历史意义和现实意义。 2.人物主题 人物档案包括本校人才团队档案和知名专家学者、优秀学子(校友)档案。人才团队档案反映了本校海洋科技攻关的成果,是团队精神的产物,能使学生明白合作的重要性,从而培养学生善于合作的好习惯,并将团队精神一代代延续下去。名人档案能激励高校师生以名人为榜样,把个人的远大理想和脚踏实地的奋斗精神结合起来,促进广大师生树立正确的人生观和价值观.从而在高校产生一种情绪高昂、发愤图强的精神效应。 3.教学成果主题 教学成果档案是高校海洋教学、管理等活动的记录,真实地记载了海洋类高校艰苦创业、曲折发展的实践过程,是教职工集体智慧的结晶,为今后海洋教学积累了宝贵的经验和重要的知识信息。同时,丰厚的教学财富积淀,对高校莘莘学子能起到特殊的“海洋教育”作用,使学生能进一步热爱海洋和所学的专业。 4.科技成果主题 海洋科技成果档案汇集了本校专家、学者从事科学研究的第一手材料,这些材料是成功的范例,也反映了一代代海洋科研工作者潜心学术研究的历程以及勇攀高峰的气概,无形中营造了高品位的学术氛围,激发师生从事海洋科学研究的兴趣,培养专业创新精神。另外,海洋科技成果涉及的对象来源于社会,也服务于社会,利用这些科技信息资源,有利于高校与社会建立广泛的联系,从而提高高校的知名度与信誉度。

5.口述档案主题

海洋类高校办学年代一般都比较久远,由于战争以及文革的影响,不少有价值的纸质载体档案遭到了毁灭,口述档案的建立可以有效地弥补历史的空缺。高校海洋特色的口述档案内容十分广泛,涉及高校的历史演变、社会实践、科学技术等方面,通过采访老教师、老专家、老船员,以声像磁带为档案载体,可以大大丰富档案内容,改善馆藏结构。目前,口述档案已成为海洋特色档案的一个新亮点。

四、海洋特色档案资源建设应注意的问题

1.遵循相关的标准与规章

“依法治档”是做好档案工作的基本要素,制度和标准是高校档案馆信息资源建设的“准绳”。高校海洋特色档案资源的建设必须要有一整套健全的法规制度作为支撑与保障,档案管理必须采用统一的标准和规范,使海洋特色档案建设从一开始就走上规范化、制度化的道路。

2.注意缜密的鉴定和考证

档案馆对收集或征集到的海洋特色档案,要考虑其价值与质量,不能为了构建海洋特色档案而人为地东拼西凑、玉石不分,必须从档案的形成时间、内容、载体、外形特征等方面,综合考证分析、甄别,以确保海洋特色档案的真实性与利用价值。

3.档案资源与档案信息化要同步建设

要防止由于数字化档案馆和办公现代化的兴建而使档案实体资源建设与档案信息资源被分割,要树立忧患意识,增强紧迫感,坚持海洋特色档案资源建设与档案信息化建设相同步。

4.注意挖掘精品海洋特色档案

海洋特色档案资源建设要有一定的敏感度,要深层次挖掘已有的馆藏,摸清家底,不能让有价值的珍贵档案被湮埋在浩瀚的馆藏之中。对收集来的海洋特色档案,应“去粗取精、去伪存真”,避免一个“泛”字,集中人力、财力,精心挖掘精品,整合优化,以打造独特的海洋特色档案品牌。

5.保护与开放利用并重

一方面,按《档案法》要求,海洋类高校档案馆有责任对海洋特色档案进行抢救和保护;另一方面,坚持以“海洋特色”为突破口,加大开发利用海洋特色档案资源的力度。

五、怎样发挥海洋特色档案资源的作用

1.建立海洋类高校海洋特色档案资源共享体系

基于海洋类高校的特殊性与相似性,可以考虑建立它们之间互通有无的档案资源共享体系。一方面,各个海洋类高校档案馆要立足馆藏,对各自所收藏的重点档案进行盘点和分析研究,建立海洋特色档案数据库和专有数据库,为优化海洋特色档案信息资源配置、建设完备的海洋档案信息资源保障体系提供支持和保障:另一方面,加强横向共建,优化资源整合,形成准确、便捷的海洋特色档案资源利用平台,为海洋教学和科研提供信息资源保障。

2.建立完整的海洋信息利用系统

海洋类高校须打破档案、资料、图书、情报等部门各自为政的局面,建立完整的海洋信息利用系统,运用计算机网络技术实行一体化管理,使档案、资料、图书、情报等文献部门相互分享各自海洋信息资源,提高海洋特色档案资源利用率。

3.加强校内外协调合作

高校档案部门应和校外的海洋信息中心、海洋资源监测站,以及校内规划、信息、技术、财务等部门搞好协调,取得这些部门的支持配合,保证档案工作顺利开展。 4.开辟海洋特色档案馆的新功能 设立海洋特色档案馆阅览室,将海洋特色档案馆所藏目录公之于众,并向高校学生和广大用户开放,引导更多的人在探寻海洋原始档案信息资料及增长见识的同时,领略到海洋特色档案的魅力。亦可将海洋特色档案馆作为档案、文秘、海洋学科专业的实习基地,发挥其传播知识、专业见习的科普功能,以增强学生的知识积累和利用档案的意识,提高专业素养,为海洋资源的开发,培育特色人才。

5.做好海洋特色档案编研工作

立足馆藏,突出海洋特色,组织编写反映海洋类高校发展历程的校史、名人录、重大科研成果汇编等档案编研材料。同时,创新编研方式,结合高校中心任务和重大纪念活动,利用数字化馆藏,通过在线编研搞好高校海洋文献研究服务。

6.积极参与社会服务

海洋特色档案资源建设工作不是静态的,因此,档案工作应与时俱进,适应国家形势发展及改革开放的需要,主动介入社会活动中,努力提高馆藏档案数字化建设,增强档案全文信息服务的能力,并在服务中不断完善,永葆海洋特色档案的生命力及吸引力。参考文献:

1.毕娟.具有高校特色的档案信息资源建设的理性思考,兰台世界.2009(6)

2.陈华新.大力推进高校档案资源建设,上海档案,2008(7)

3.周莉、方胜华、工静芳.海洋类高校图书馆海洋信息资源的开发与利用.农业图书情报学刊,2007(7)

责任编辑:王晓莉

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